Viss izriet no budžeta
Pirmais jautājums, ar ko nākas saskarties organizējot svinības, ir budžets, tāpēc plānojot īpaša uzmanība jāpievērš tam, kā ieekonomēt finanses. Jāuzmanās, lai gala rezultātā nebūtu jāpārtērē ballītei atvēlētais budžets! Jo detalizētāk tas tiks izstrādāts, jo veiksmīgāk aizritēs tālākie gatavošanās darbi.
Jāaprēķina, cik daudz vēlaties tērēt ēdienam un dzērieniem, kas sastāda lielāko daļu no izdevumiem, līdz ar to jāsastāda iepirkumu saraksts.
Ballīte brīvā dabā un plāns B lietus gadījumā
Būtiska nozīme atmosfēras radīšanā ir pasākuma norises vietai. Vasaras sezonā īpaši aktuālas ir dažādas piknika vietas, daudzas no tām sniedz papildus iespējas, piemēram, volejbola laukums, kas ballītei var piešķirt sportisku noskaņu. Jāizplāno, kā visi nokļūs norises vietā, un cik ērti un viegli tā ir sasniedzama.
Brīvdabas pasākumos jāpievērš uzmanība laikapstākļiem, un jābūt sagatavotam plānam B – lietus gadījumā. Pasākuma aktivitātes būtu vēlams plānot tā, lai vismaz daļu no tām varētu ērti transformēt arī iekštelpās. Šādā gadījumā jāņem vērā telpu kapacitāte, tāpēc ir nepieciešams viesu saraksts un jāizvērtē viesu optimālais skaits, lai tie justos ērti un brīvi. Vienlaikus viesu saraksts labāk ļaus kontrolēt izmaksas un izplānot nepieciešamos pirkumus.
Ko rakstīt ielūgumā?
Pēc viesu saraksta sastādīšanas jāizsūta ielūgumi, kuros jāietver informācija par pasākuma norises laiku, vietu (nokļūšanu), ballītes aptuveno plānu un nepieciešamajām lietām. Iespējams, vēlēsieties rīkot pasākumu kādā īpašā tematikā, tāpēc viesiem laicīgi jāpaziņo dresskods. Nevajadzētu izvēlēties neko ārkārtīgi ekstravagantu, lai tērpa sagatavošana nesagādātu problēmas.
Organizējot ballīti vakarpusē, jārēķinās, ka būs nepieciešami gaismas ķermeņi. Viens no variantiem ir iekurināt ugunskuru, ja izvēlētā vieta to atļauj, taču lieti noderētu iegādāties arī dārza sveces (arī pretodu), lai pasargātu viesus no nevēlama diskomforta. Ja plānotas sportiskas aktivitātes, noteikti jāpaziņo, ka vēlams ērts apģērbs.
Galvenais atmosfēras rosinātājs – mūzika
Ja ballītē paredzēti vairāk nekā divdesmit viesi, būtu nepieciešams izveidot zonējumu – ēdamzona, deju zona, atpūtas zona u.c., kas palīdzētu viesiem orientēties pasākuma teritorijā. Veiksmīgs atmosfēras rosinātājs ir mūzika. Pirms pasākuma jāsagatavo mūzikas playlist, kas pauž gan pasākuma tematiku, gan ir piemērots dažādām mūzikas gaumēm.
Lai atvieglotu pasākuma teritorijas uzkopšanu, vēlams izvietot atkritumu tvertnes vairākās vietās un uzstādīt norādes uz tām. Lai samazinātu izlietoto trauku daudzumu, uz papīra glāzītēm katrs viesis var uzrakstīt savu vārdu.
Vienots stils visiem ballītes viesiem
Ballīšu tematika var būt visdažādākā, no samērā vienkāršas līdz diezgan sarežģītai un īpaši pārdomātai. Viss atkarīgs no vēlmēm un iespējām. Viena no vienkāršākajām idejām būtu nosacījums ballītes dalībniekiem iekļaut kādus konkrētus aksesuārus, piemēram, visiem jāierodas cepurēs vai brillēs. Tas ir vienkārši, bet tomēr visiem viesiem būs kas kopīgs, kāds vienojošs akcents. Šādai tematikai nav obligāti jāiegādājas ko īpašu, parasti kaut ko atbilstošu var sameklēt mājās.
Nedaudz sarežģītāk, taču arī samērā vienkāršai tematikai var izvēlēties, piemēram, vienotu krāsu. Katram viesim ir jāiekļauj savā apģērbā konkrētas krāsas apģērbs vai elementi. Tā var būt gan kleita, gan bikses, gan lakatiņš, vai arī tā pati cepure.
Aksesuāri kā būtisks ballītes elements
Ja rīko dārza svētkus, tad šobrīd ir atrodamas daudz idejas dažādu aksesuāru izgatavošanai – sveces, laternas, trauki. Vai iegādāties jau gatavas lietas vai izgatavot pašu spēkiem.
Pēdējā laikā modē ir pasniegt dzērienus stikla burciņās. Vislabāk, ja tās ir caurspīdīgas, tad tajās var saliet dažādu krāsu dzērienus un dekorēt tos ar ogām un lapiņām, kas svaigas salasītas dārzā. Šeit noderēs burciņas, kas sakrājušās mājās. Lai burciņas izskatītos interesantākas, tajās var ielikt krāsainus salmiņus un aptīt krāsainu lentīti. Uz katras burciņas var uzlīmēt ciemiņa vārdu, lai vakara gaitā katrs var atrast savu dzērienu.
Galvenais, uz ballīti ņemt līdzi labu noskaņojumu un izbaudīt atmosfēru!